четвер, 9 липня 2015 р.

Етика ділового електронного спілкування.

В сучасному цифровому світі, де спілкування все більше переходить в електрону форму (електронна пошта, месенджери, чати, соціальні мережі та подібне), виникає необхідність в створенні та впровадженні правильних методик електронного спілкування (в статті піде розмова про спілкування за допомогою електронної пошти). Я звертаю увагу на те, що мова зараз йде про ділове електронне спілкування. Маючи досвід спілкування з бібліотекарями та представниками багатьох державних органів, впевнився, що знань про етику ділового спілкування, у людей дуже мало або і взагалі немає. Причин цього — дуже багато: це і відсутність якісь регулюючих документів чи методик від держави; не бажання чи відсутність можливостей для навчання персоналу роботи з електронними листами; мало інформації в інтернеті, яка б була зібрана в одному місці...
Для закриття останнього пункту я вирішив зібрати той матеріал, що бачив в Інтернеті, та поєднати зі своїм досвідом. Скажу зразу, що це не панацея :) Але якщо ви розберетеся з ним і почне впроваджувати в своїй роботі, то до вас почнуть ставитися як до розумних людей (я в цьому впевнений!). Що ж, почнемо...
Перше правило - “Заведіть собі робочу електронну скриньку!”
Не варто використовувати свою особисту поштову скриньку для спілкування з друзями та вирішення робочих питань. Для друзів ви можете мати одну скриньку, а от для ділового спілкування — іншу. Повірте мені — це дуже зручно і дозволить розділити особисте життя і роботу :)
При створенні адреси робочої (ділової) поштової скриньки оберіть нормального постачальника цієї послуги (наприклад Gmail від Google, чи FREEMAIL від ukr.net) та правильний логін (ім’я користувача). Наприклад: lib.nsirogozi (для бібліотеки) чи culture.kherson (для управління культури). Повірте мені, що ім’я має велике значення!!! Уявіть, що ви отримуєте ділову пропозицію співпраці від користувача з логіном — svetylik1989@ukr.net. Ваша перша реакція на це? Чи подумаєте ви про цього майбутнього партнера що він надійний?
При створенні власної ділової скриньки можна скористатися такою рекомендацією. В імені на початку пишеться перша літера вашого ім’я (можна і повністю), а за нею ваше прізвище. Наприклад в мене ось такий логін — pkrupitsa.
Друге правило - “Пишіть тему листа коротко, щоб можна було здогадатися про що піде мова в листі”.
При написанні листа після заповнення полів “Кому” та “Копія” (якщо є потреба відправити листа багатьом одержувачам) в полі “Тема” варто надати коротку інформацію про зміст листа. Наприклад: “Про перенос часу нашої зустрічі”, “Про звіт бібліотеки” чи “Уточнення стосовно плану дії при святкуванні Дня незалежності”. Тут дуже гарно вписується прислів’я “Стислість - сестра таланту” або “Скажи мало, та мило”. Бо читати листа з темою “Давайте перенесемо нашу зустріч на три години пізніше, бо я зараз маю виконати терміново одну справу” не приємно, особливо коли в тексті листа ще потім нічого не пишуть.
Трете правило - “Починайте текст листа з вітання”
На початку нового листа завжди вітайтеся! Напишіть: “Доброго дня” чи “Вітаю Вас”. Якщо знаєте як кличуть отримувача, то можна написати в кличному відмінку його ініціали. Впевнений, що отримувач буде приємно здивований ;) Використання вітань, таких як “Привіт” чи “Здоровенькі були” потребує більш близького знайомства з людиною та і в діловому етикеті мало вживається.
Четверте правило - “В одному листі пишіть про одне питання...”
Заведіть собі таку звичку — є одна проблема, то вирішуйте її в одному листі. З’явилася інша — напишіть нового листа. Це дуже зручно, коли у вас йде вирішення декількох проблем одночасно. Ви подивитеся на тему листа і будете знати, що там обговорення тільки однієї теми. В іншому випадку — ви швидко заплутаєтеся в листуванні і, можливо, наробите помилок з майбутньому...
П’яте правило - “В кінці листа робіть підпис з посадою та контактними даними”
Підпис це дуже важливий елемент ділового (робочого) листа. З нього можна взнати хто (прізвище та посада людини) веде питання яке обговорюється в листі. Як зв’язатися з цією людиною (контактні дані — номер робочого чи мобільного телефону, адреса сайту чи блогу організації), окрім відповіді на її електронний лист. Підпис до вашого листа можна зробити в налаштуваннях вашої поштової скриньки, щоб він автоматично додавався до кожного вашого листа.
Шосте правило - “Якщо попрохали повідомити про отримання листа, то зробіть це”.
Дуже часто відправник прохає вас у своєму листі повідомити про отримання їхнього листа. Не соромтеся і відповідайте на це прохання. Навіть фраза “Ваш лист отримано” чи “Ваша інформація буде передана до відповідальної особи” допоможе в цьому.
Сьоме правило - “Користуйтеся кнопками “Відповісти” чи “Відповісти всім” для відповіді на отриманий лист. Не створюйте для вашої відповіді нового листа!”
Коли ви отримала листа і є потреба дати відповідь, то натисніть на напис чи кнопку “Відповісти”. І в полі тексту листа напишіть свою відповідь. Цей лист буде буде відправлено тільки автору листа. А якщо оберете кнопку “Відповісти всім”, то окрім автора, ваша відповідь буде відправлена усім учасникам листування (тим, кого вказали в полі “Кому” та “Копія”).
Восьме правило - “Давайте зрозумілу назву файлам у вкладенні”.
Якщо ви додаєте до свого листа ще і вкладені файли (текстові, презентацію, аудіо чи відео) не забувайте дати їм правильне ім’я. Наприклад: “Презентація заходів до Дня Незалежності Нова Каховка”. І тепер отримувач завжди може зрозуміти про що у файлі і від кого вона, навіть коли файл було збережено з листа на комп’ютер.
Запам’ятайте ще одну особливість електронних листів! Ніколи не пересилайте вкладення більше за 15 — 17 Мб в одному листі. На жаль, багато поштових сервісів не зможуть пропустити лист з таким об’ємом. Для файлів великого розміру завжди використовуйте хмарні ресурси (Dropbox, Google Drive, OneDrive, Copy та інші), а в текст листа вставляйте посилання на ці файли.
Дев’яте правило - “Завжди давайте посилання на інші ресурси в Інтернеті за допомогою тесту”.
Якщо у вашому листі є посилання на ресурс (сайт, блог чи інше) в Інтернеті, то обов’язково дайте його текстом! (наприклад: www.lib.kherson.ua) Були в мене випадок, коли в листі приходило зображення відсканового наказу в якому була рекомендація перейти на ресурс і там зареєструватися на захід. А наказ сканувався недосвідченим користувачем або вставили в лист факсову версію. То перейти на ресурс я зміг лише з третьої чи четвертої спроби, бо не зміг зразу зрозуміти які літери були в посиланні.

На даний момент часу перерахував ті правила, які варто застосовувати при діловому електронному листуванні.

Додатково наводжу цікаву презентацію О. Бошун про етику ділового спілкування.

середа, 18 лютого 2015 р.

Налаштування параметрів сторінки, абзацу та шрифту в MS Word 2010

Доброго дня.
Сьогодні я хочу розповісти про роботу з текстовим редактором Word, що входить до складу програмного продукту Office від Microsoft. А точніше про методику роботи, бо якщо знаєш що і як робити, то буде байдуже яка версія програми в тебе встановлена на комп’ютері.

четвер, 15 січня 2015 р.

Найкращій блогер Херсощини 2014 року.

Початок 2015 року для мене, як блогера, почався з приємної новини. 14 січня в приміщенні бібліотеки-філії №3 Херсонської ЦБС (сторінка філії у ФБ) пройшла церемонія нагородження переможців конкурсу для блогерів області від спільноти "Інфопростір Херсонщини" (їх сторінка у ФБ).
За допомогою голосування на їх сторінці обиралися кращі блогери області в таких номінаціях:
1) Відкриття року (перемога у  ХМИГ Кипяток);
2) Кращий блогер в Twitter, Facebook, Instagram (це Tetyana Kyrpa);
3) Кращий блогер (ось тут переміг Я :));
4) Кращий фото-відеоблогер (тут перемогла Art group VACCINATION зі своїм блогом - https://www.youtube.com/channel/UCCgrKRop0QI8NO5_8w_4BIA);
5) Кращий блогер-винищувач (їм став
Сергій Нікітенко);
6) Амброзія року (тут переміг Євген Приходько);
7) Топ-блогер, яким став Максим Ретивой з блогом "Херсонщина. Точка интереса".


Мені дуже приємно було те, що інтернет спільнота мене обрала найкращим блогером Херсонщини в 2014 році!!! Дуже дякую Вам, мої читачі, друзі, колеги, за підтримку мене, за натхнення! Сподіваюся, що я протягом багатьох років зможу радувати вас цікавою інформацією, гарним навчальним відео та консультація.

А сюприз для моїх читачів далі ;)


середа, 1 жовтня 2014 р.

Це суперове слово - вебінар!

Доброго дня, мої читачі!
Багато хто з вас чув це модне слово - вебінар. Деякі (гуру :)) їх вже проводили! А деякі - вже приймали участь в них. Якщо ви не відноситеся до першої чи другої, вище перерахованих, груп, то ця стаття саме для вас. В ній я розповім, як вам прийняти участь у вебінарах, що зараз проводять в багатьох бібліотеках України.
Для участі у вебінарі необхідно зробити всього декілька кроків. Це:
  1. встановити необхідного програмного забезпечення на комп’ютер з ОС Windows 7 (можна з Windows 8.1 чи 10);
  2. перейти за спеціальним запрошенням (посиланням) до вебінару.
Розглянемо детально перший пункт.
Що ж, вам, знадобиться для участі у вебінарах, що створені за допомогою програми Lync від Майкрософт? Ось перелік програмного забезпечення для цього:
  1. плагін LWAPlugin32BitInstaller (завантажити його можна тут);
  2. плагін Silverlight (завантажити свіжу версію можна тут);
  3. безкоштовну програму  AttendeeSetupUser (завантажити її можна тут).
Якщо ви користуєтеся нормальними браузерами, такими як Mozilla Firefox, Google Chrome чи Opera, то варто встановити ще ці плагіни та плеєр:
4. плагін wmpfirefoxplugin для Firefox для показу відеофайлів WindowsMediaPlayer (завантажити його можна тут);
5. flash player для Firefox, Opera (найсвежіша версія знаходиться тут).
І на всяк випадок, ще і flash player для "мого улюбленого ослика" - Internet Explorer (найсвіжіша версія знаходиться тут).
Як завантажувати і встановлювати це програмне забезпечення показано в моєму навчальному відео, що наведено нижче.


Тепер ви вже за крок до участі у вебінарі :)))
Давайте ще трішки попрацюємо і будемо відпочивати!!!
Коли ви вже приготували свій комп’ютер чи ноутбук до вебінару, то залишається тільки отримати запрошення (посилання типу https://meet.lync.com/organizator_webinary/avtor_webinary/kod_webinary, наприклад - https://meet.lync.com/ounbkherson/krupitsa/HY2ZN70M) і перейти за посиланням до вебінару. Для цього робимо наступне:
  1. запускаємо Internet Explorer, можна Firefox з вже встановленими плагінами з п.п. 4 та 5 (НЕ ПРАЦЮЄ відео та звук в Chrome та Opera. Сподіваюся, що розробники виправлять цей недолік...);
  2. копіюємо посилання з електронного листа чи іншого джерела і в адресний рядок (там де ми набираємо www....) браузера Internet Explorer вставляємо його і натискаємо кнопку "Enter" на клавіатурі;
  3. вводимо ім’я, яке бачитимуть усі учасники та доповідач вебінару і натискаємо на напису "Приєднатися до наради".
От і все. Ви у вебінарі!!! 
Про ці кроки та про елементи вікна вебінару у браузері можна взнати з мого навчального відео, що наведене нижче

На цьому сьогодні все. До зустрічі і приємних вам вебінарів ;)
З вами був Павло Крупіца.

P.S. 
Якщо Ви встановили на комп’ютер з ОС Windows 7 всі програми та плагіни, а потім зайшли через Internet Explorer і все нічого не чуєте і не мабите у вікні браузера, то зробіть наступне:
1) вийти з наради, натиснув на кнопку "Вийти з наради" чи на зображення червоної слухавки;
2)  від'єднати аудіо (навушники з мікрофоном чи інше) та відео (вебкамеру) пристрої від вашого комп’ютера;
3) приєднати їх знову;
4) зайти за посиланням в Internet Explorer до наради.
Якщо ці поради вам не допомогли, то, на жаль, вам не вдасться прийняти участь в вебінарі...
Попрохайте організатора надіслати вам посилання на відео цього вебінару (якщо вони його записують...)

вівторок, 9 вересня 2014 р.

Стартує набір на вебінар по блогам

До уваги бібліотекарів Херсонщини!
Доброго дня, шановні колеги. 
Цього місяця триває підготовка до першого вебінара від РТЦ ХОУНБ ім. Олеся Гончара. Він буде присвячений вже знайомому нам блогеру від Google. Для прийняття участі в ньому необхідно зробити два кроки:
1) отримати дозвіл від керівництва вашої бібліотеки та пройти анкетування за адресою - https://docs.google.com/forms/d/1rvcIfRFsNhtbLa3pwHmrnSx0joCG5_LJChBS6VKH4QQ/viewform?usp=send_form;
2) після цього отримати від мене посилання на архів з програмним забезпеченням (ПЗ) для проведення вебінарів і інструкцію по встановленню цього ПЗ на ваші комп’ютери (ПК) (на власні бібліотечні чи від "Бібліомосту"). Встановити програми.

Перший вебінар планується провести 1 - 3 жовтня 2014 року.
Тема - "Робота з дописами (публікаціями) та сторінками в Blogger".

Коротку інформацію про програму Lynk для вебінарів, наявне комп’ютерне обладнання та ваші кроки для участі у вебінарі можна глянути нижче.


P.S. Вебінар - це вид дистанційного навчання, при якому викладач і курсант знаходяться в різних містах країни чи світу (економимо гроші на квитки, проживання, харчування та інше...). Зв’язок відбувається за допомогою мережі Інтернет па спеціального ПЗ.
І якщо Ви не встигли потрапити в список перших, то не переживайте - трішки пізніше буде сформована друга (третя) група курсантів :)

вівторок, 19 серпня 2014 р.

Використання гугл-календаря на вашому блозі.

Доброго дня.
Сьогодні вирішив спробувати додати на свій блог календар від Гугла. Трішки пошаманив з налаштуваннями одного свого календаря і отримав код HTML. Тепер його можна вставити в допис (публікацію) через кнопку HTML і отримати ось таку гарну штучку:



Виглядає дуже прикольно!!! При цьому любий бібліотекар (кому надано доступ до цього календаря) вносити події і вони будуть показуватися тут. Як вам такий календар подій та заходів в вашій бібліотеці?

пʼятниця, 16 травня 2014 р.

Інфограми online - infogr.am

Сьогодні ми розглянемо online ресурс по створенню інфографіки - infogr.am. Дуже не складний для розуміння ресурс. Для його використання необхідно спочатку зареєструватися, або увійти під обліковим записом Facebook, Google+ або Twitter. 
Тут можна вставити на свою інфограму діаграми (chart), текст, зображення з комп’ютера та відео з Vimeo чи Youtube. Є історія створених вами інфограм, яка знаходиться в Library. Одним словом є необмежене поле для творчості :)))
А далі приведено приклад того, що можна створити за допомогою ресурсу infogr.am